Strategi for indkøring af nye medarbejdere sparer ressourcer

Bring-koncernen, der er ejet af Posten Norge, beskæftiger 13.000 personer i hele Norden. De seneste to år har virksomheden arbejdet med en ny såkaldt 'onboarding-strategi', som øger effektiviteten og styrker den samlede performance i virksomheden. Et af de centrale omdrejningspunkter i projektet er en ændret procedure for opstart af nye medarbejdere

Vi har tidligere udelukkende haft sidemandsoplæring i vores onboardingprocesser. Det var en meget ressourcetung opgave, og selv det set up kunne ikke garantere, at medarbejderen fik al relevant viden med sig i opstarten. Ved hjælp fra et nyt vidensværktøj, Responza har vi minimeret sidemandsoplæring, og i stedet arbejder nye medarbejdere mere eller mindre selvstændigt efter en kort introduktionsfase. De bliver nu langt hurtigere selvforsynende og bedre klædt på til at kunne klare udfordringer, forklarer Niklas Nyblom, Team Coordinator i Customer Service hos Bring og uddyber:

– Hver eneste gang en ny medarbejder skal læres op, sparer vi en fuldtidsressource til sidemandsoplæring, og set over tid giver det os en økonomisk besparelse. Samtidig har vi nu også mulighed for at starte flere medarbejdere op samtidig, uden at det går ud over kvaliteten i onboardingprocessen.

50 procent hurtigere onboarding
Ifølge Martine Koehler Andersen, der er direktør i Spitze & Co, som står bag vidensværktøjet Responza, er der meget at hente i effektivisering og fastholdelse af medarbejdere, hvis virksomhederne ændrer kurs i deres oplæring af nye ansatte.

Hun pointerer, at sidemandsoplæring og oplæringssiloer ved onboarding er velkendte men forældede arbejdsprocesser i mange danske virksomheder. De koster tid og ressourcer, og samtidig skabes og opretholdes der individuelle vidensbanker, som gør virksomhederne særdeles sårbare.

 Martine Koehler Andersen, direktør i Spitze & Co

– Ved at nytænke og effektivisere onboarding kan processerne optimeres og gøres 50 procent hurtigere. Med virksomhedens viden samlet i én pulje øges produktiviteten, og onboardingprocessen bliver langt mere effektiv. Samtidig medvirker en samlet og centreret vidensbank til optimering af alle aspekter i en virksomheds aktiviteter, da afdelingerne bliver mere fleksible, undgår fejl og flere medarbejdere kan langt mere, siger Martine Koehler Andersen.

En dyr fornøjelse
Effektiv onboarding handler i høj grad også om efterfølgende medarbejderfastholdelse, og ifølge HR-specialist, Lars Schou fra HR Company kan det give voldsomme økonomiske tab for en virksomhed, hvis ikke processerne håndteres optimalt.

– Dårlig onboarding kan blive en hundedyr fornøjelse for alle typer virksomheder uanset størrelse. Alt afhængig af stillingen kan det nemt koste 300.000 kroner i ekstra omkostninger, hvis en medarbejder eksempelvis grundet en dårlig opstart vælger at sige op efter kort tid. Jeg tror faktisk, at mange slet ikke er klar over, hvor kostbart det er, ikke at sætte sig ind i, hvad der i forbindelse med onboarding fremmer medarbejdertilfredshed og selvstændighedsfølelse, siger Lars Schou.

Vidensværktøjet Responza blev anvendt under pandemien, hvor blandt andet Styrelsen for Patientsikkerhed stod med onboarding af op til 50 mennesker om dagen og gjorde behovet for en samlet vidensbank med al tilgængelig information essentielt.

-lipe