Sporbarhed skaber optimal hospitalslogistik

Gennemtænkt helhedsløsning på sporbarhed sparer dyrebar tid og øger patientsikkerheden på et af Nordeuropas største hospitaler

Lyngsoe Systems har udviklet en løsning med sporbarhedsteknologien RFID, der gør det muligt at lokalisere og identificere såvel kernemedarbejdere som udstyr på Det Nye Universitetshospital Aarhus – hurtigt, sikkert og effektivt.

Lyngsoe Systems A/S, der leverer sporbarhedsløsninger til eksempelvis post, lufthavne med mere, og som også udvikler og leverer lagerstyringssystemer, har i de senere måneder været i gang med at implementere en af verdens hidtil største og mest avancerede løsninger til lokalisering og emneidentifikation på et sygehus.

I gang siden 2013

Som leverandør til Systematic A/S har Lyngsoe Systems fået til opgave at levere og implementere løsninger til at understøtte ca. 40 forskellige brugsscenarier.

I første omgang implementerer man blandt andet generel sporing af udstyr og lokalisering af senge. Det sker på Det Nye Universitetshospital, DNU, i Aarhus, Danmark, og arbejdet har været i gang siden 2013.

- Sammen med Systematic, der har udviklet brugerfladen, kører vi nu test på de forskellige brugsscenarier, der skal implementeres, forklarer Business Development Manager Keld Christensen, Lyngsoe Systems A/S.

I takt med, at løsningerne er blevet testet, bliver de implementeret på de forskellige afdelinger – såvel på det eksisterende Skejby Sygehus som på det nye sygehusbyggeri, hvoraf de første afdelinger tages i brug i foråret 2015.

Kan spare 250 timer

Flere undersøgelser, blandt andet fra Storbritannien, viser, at sygeplejersker bruger i snit op til en time per vagt på at lede efter ting – eller efter personale.

- Vi valgte at lave vores egen business case, hvor vi sammenlignede personalet på akutafdelingen på Skejby Sygehus med personalet på Hospitalsenheden Horsens, hvor man har en lokaliseringsløsning for personalet på akutafdelingen.

- Den viste, at vores eget, i øvrigt meget effektive, personale brugte op til 25 minutter per vagt på at lede efter ting eller personale. Ved at sammenligne med Horsens har vi anslået, at vi vil kunne spare – forsigtigt anslået – seks minutter per medarbejder ved at implementere en effektiv løsning til lokalisering og identifikation af emner, påpeger IT-projektchef Lars Ganzhorn Knudsen, DNU.

Med i snit 2.500 medarbejdere på vagt i døgnet vil medarbejdere på Skejby Sygehus altså kunne bruge 250 timer per døgn på patienterne frem for på at lede efter ting eller personer. I realiteten er tallet dog sandsynligvis en del højere…

Store logistiske udfordringer

- Når DNU er færdigudbygget i 2018, kommer vi til at stå med et sygehus, der arealmæssigt er på størrelse med Pentagon og rummer op til 7-8.000 patienter, pårørende og personale i spidsbelastningstimerne. Det stiller store krav til patientlogistik, leverancer og linned – der er tale om en stor og kompliceret forsyningskæde.

- Samtidig har vi brug for at vide, hvor den nærmeste speciallæge eller kernemedarbejder er, når der er akut brug for vedkommende, fortæller Lars Ganzhorn Knudsen.

Man valgte derfor at lave en EU-projektkonkurrence, hvor problemerne var identificeret og beskrevet, men hvor man ikke havde lagt sig fast på en bestemt teknologisk platform.

- Da vi læste de løsningsforslag, vi havde fået, var det fra starten tydeligt, at løsningen fra Systematic og Lyngsoe skilte sig positivt ud. Dels stillede Lyngsoe Systems med en velafprøvet teknologi - deres referencer var meget overbevisende.

- Og dels var det helt generelt den mest gennemarbejdede løsning blandt alle de indsendte. Det var tydeligt, at man havde sat sig grundigt ind i tingene og havde en overordnet forståelse for de udfordringer, vi stod med, forklarer Lars Ganzhorn Knudsen og tilføjer, at Region Midtjylland havde allieret sig med to specialister fra henholdsvis Teknologisk Institut og Datalogisk Institut, Københavns Universitet, for at sikre, at man fik den bedste løsning. Også de pegede enstemmigt på den løsning, Lyngsoe Systems var involveret i.

40 brugsscenarier

- Da vi gik i gang i efteråret 2013, havde vi i første omgang tre brugsscenarier, som vi skulle teste, og siden er der løbende kommet nye til, så vi i 2018 forventer at have gennemført alle tænkelige realiserbare brugsscenarier, som giver mening for hospitalet, fortæller Keld Christensen og fortsætter:

- Der er opsat tre milestones, som skal passeres, for at vi kan gå videre med implementeringer. Her benyttes et uvildigt rådgivningsfirma, der gennemanalyserer vores pilotopsætninger, og som efterfølgende afrapporterer til DNU, om de kan godkendes efter de krav til effektivitet og driftssikkerhed, som skal overholdes.

- Vi har fået en fin tilbagemelding på den første store milestone, som blev passeret i juni 2014 og er i gang med anden, som forventes passeret i det meget tidlige forår 2015.

Penge at spare på udstyr

Også i forhold til lokalisering af personale er der dyrebar tid at spare.

- Ved hjælp af RFID-teknologi kan vi lokalisere en medarbejder – eksempelvis den portør, der er nærmest, eller den speciallæge, der er på vagt lige nu. Det handler ikke om at holde øje med medarbejderne. Vi er ikke interesseret i, hvor de går hen i deres frokostpause. Det er udelukkende et spørgsmål om hurtigst muligt at kunne tilkalde den nærmeste ledige medarbejder til den pågældende opgave, understreger Lars Ganzhorn Knudsen.

Det er vigtigt, at der altid er senge klar til brug. Derfor skal man både vide, hvor sengene er – og vide om de er klargjort til den næste patient – for at sikre det mest optimale sengeflow.

Det samme gør sig gældende omkring medicinsk udstyr.

- I dag kan det være svært at lokalisere medicinsk udstyr og specielt at have en ide om, hvorvidt det er i brug eller ej. Når sporbarhed er implementeret, kan man nemt lokalisere nærmeste udstyr, som ikke er i brug. Dermed bliver det heller ikke længere nødvendigt at indkøbe så meget medicinsk udstyr i fremtiden, forklarer Keld Christensen og fortsætter:

- Den aftale, vi har med DNU, sikrer ikke bare, at vi leverer og servicerer en række løsninger til lokalisering og identifikation af emner her og nu. Vi skal også løbende udvikle og drøfte nye teknologiske muligheder i fremtiden med DNU, der kan effektivisere deres arbejde og minimere utilsigtede hændelser og spild.

Forventningerne er indfriet

- Jeg skal ikke lægge skjul på, at det er angstprovokerende at lave en projektkonkurrence på så stor og omfattende en opgave frem for at lave et traditionelt udbud med kravspecifikationer og så videre. Men det er gået over al forventning. Systematic samarbejder vi allerede med og har positive erfaringer med.

Men Lyngsoe Systems er et nyt bekendtskab, og de har i høj grad indfriet vores forventninger. De har en stor viden og erfaring inden for sporbarhed, som vi nu høster af, og samarbejdet fungerer fint.

Alt går som planlagt, og vi er meget tilfredse - Lyngsoe Systems har for længst bevist, at de løfter opgaven her professionelt, siger Lars Ganzhorn Knudsen.

Det Nye Universitetshospital Aarhus er det første af i alt fem såkaldt supersygehus-byggerier i Danmark, og i projektkonsortierne bag de fire øvrige byggerier følger man udrulningen af de nye teknologier.

-hawin