Nyt logistiksystem effektiviserer biblioteker

København og Aarhus Kommunes biblioteker udvikler sammen med Lyngsoe Systems en unik IT-løsning, der gør det muligt altid at vide, hvor alle materialer befinder sig

'Intelligent Materiale Styring', IMS, hedder systemet, som netop har gjort sit indtog på bibliotekerne i Aarhus og København.

Industrien og dagligvarebutikkerne har i mange år anvendt it-teknologi til lagerstyring med stor succes. IMS viser, at det offentlige kan lære meget af såvel industrien som detailhandlen, når det kommer til områder som lagerstyring.

Endvidere åbner systemet op for nye perspektiver for måden, bibliotekerne kan præsentere og formidle materiale på.

Leverandøren spår da også, at systemet bliver et af verdens mest avancerede logistiksystemer til biblioteker. Et logistiksystem, der ved hjælp af RFID-tags registrerer, hvor alle materialer er, uanset om det er på en bogvogn, i en kasse eller i en varevogn på vej til et andet lokalbibliotek.

Store forventninger

Som det fungerer nu, er registreringerne i det nuværende bibliotekssystem begrænset til, hvorvidt materialet er udlånt, og til hvem det er udlånt.

- I dag er det jo sådan, at så snart materialet er afleveret på biblioteket, står det tilgængeligt i bibliotekssystemet som 'hjemme'. Også selv om det reelt står på en bogvogn eller et andet sted i biblioteket, siger direktør for Kultur- og Fritidsforvaltningen ved Københavns Kommune, Olga Brüniche-Olsen.

Derfor oplever personalet ofte, at brugerne ikke forstår, at de ikke kan finde materialet på hylderne, når det er der, det burde befinde sig.

- Vi har både i København og Aarhus store forventninger til IMS, fordi det vil frigive personaleressourcer til at lave flere værdiskabende aktiviteter for vores brugere, påpeger Olga Brüniche-Olsen.

Elektroniske lister

Derudover bruger bibliotekerne fortsat papirlister til fremfinding af materialer. Når IMS er implementeret, benyttes derimod elektroniske lister til fremfinding af materialer, som angiver materialernes præcise placering og gør det hurtigere og nemmere at finde dem.

I dag er bøger, lydbøger og tidsskrifter på bibliotekerne i Aarhus og København allerede udstyret med en RFID-tag, der bliver læst, når materialerne bliver udlånt eller afleveret. IMS kobler disse data fra materialer med RFID-tags placeret på bogvogne, transportkasser, sorteringsanlæg, endda også på hylderne. Således bliver det ikke blot muligt at se, hvor materialet er lige nu – men også hvor det er på vej hen.

Materialehotel bliver hurtigt fundet

Systemet anviser, hvor materialet skal placeres, når lånerne afleverer materialet. Alle bibliotekerne i København og Aarhus opretter en minimum og en maksimum bestand for alle materialegrupper, så der 'kun' kan opsættes materialer, hvor der er plads.

Øvrige materialer kommer på 'materialehotel', hvor de let og hurtigt kan fremfindes. IMS bliver dermed en overbygning til det eksisterende bibliotekssystem.

- Det er ingen tvivl om, at det bliver et meget avanceret system og endda meget nemt at bruge, forklarer divisionschef Simon Johansen, Lyngsoe Systems, der forventer, at andre danske biblioteker vil tilslutte sig IMS, så snart de har set det fungere i praksis.

Den bedre styring af materialerne vil give et knivskarpt overblik over, hvad der er mest efterspurgt, og hvordan materialerne bedst kan placeres i bibliotekerne. Systemet bidrager også til at optimere pladsen. Bibliotekerne forventer da også at få ca. 10-20 procent mere plads til udstillinger og formidling.

Spændende muligheder

Den intelligente materialestyring giver på sigt også en række spændende muligheder for at udvikle nye koncepter for det fysiske rum i biblioteket.

- IMS vil give fantastiske resultater for vores kunder. Vi - bibliotekerne - ved allerede meget om materialeflow, mens Lyngsoe Systems er eksperter i logistik og sporbarhed. Derfor er jeg også overbevist om, at vi vil få udviklet et system, som ikke bare vi, men også andre biblioteker vil få stor glæde af.  IMS er et super eksempel på et innovativt projekt, som viser, at det offentlige kan lære meget af såvel industrien som detailhandlen, når det kommer til områder som logistik og lagerstyring. Og vi er glade for at samarbejde med staten, kommunerne og det private erhvervsliv om udvikling af digitale løsninger til gavn for borgerne, understreger Olga Brüniche-Olsen.

I juni 2013 blev første del af IMS installeret på bibliotekerne i Aarhus og København, mens anden del vil være på plads senest 31. september 2013.