Per Olafsen Senior account executive, Descartes.

Toldadministration skal gå hånd i hånd med teknologien

Toldadministration har bevæget sig fra manuelle, papirbaserede processer til digitale løsninger. Moderne IT-systemer med avanceret software kan være en nøgleressource i bestræbelserne på at imødegå manglen på kompetencer inden for toldadministration. Sådan ser man på sagen hos Descartes, hvis senior account executive ser nærmere på sagen i nedenstående indlæg

Af Per Olafsen 
Senior account executive, Descartes 

Mange virksomheder står over for udfordringer med at håndtere nutidens krav til toldadministration, da den interne viden og ekspertise på området gradvist er blevet mindre.

Historisk set blev toldangivelser udført manuelt, men digitaliseringen har fundamentalt ændret dette og skabt nye muligheder for at anvende moderne teknologi.

Samtidig oplever virksomhederne, at det er svært at rekruttere medarbejdere med den nødvendige toldekspertise, hvilket yderligere komplicerer opgaven med at fastholde denne specialistviden internt. 

For at imødekomme disse udfordringer outsourcer mange virksomheder toldbehandlingen til logistikvirksomheder, der tilbyder håndtering af tolddeklarationer som en service.

Denne outsourcing resulterer dog ofte i en yderligere reduktion af den interne viden om toldadministration.

Eftersom mange af de oplysninger, der er nødvendige for at udarbejde en tolddeklaration, hentes direkte fra ERP-systemer, falder ansvaret for toldadministrationen ofte tilbage på IT-afdelingen – en afdeling, der sjældent har den fornødne specialviden. 

Derfor er det essentielt, at virksomheder investerer i effektive teknologiske løsninger og sikrer adgang til den rette ekspertise, enten internt eller via eksterne partnere, for at udarbejde korrekte og nøjagtige tolddeklarationer. 

Systemintegration og centralisering af toldprocesser 
Udviklingen inden for toldadministration har bevæget sig fra manuelle, papirbaserede processer til digitale løsninger, der strømliner og automatiserer arbejdet.

Moderne IT-systemer med avanceret software kan være en nøgleressource i bestræbelserne på at imødegå manglen på kompetencer inden for toldadministration.

Overgangen fra lokale systemer til cloudbaserede SaaS-løsninger giver virksomheder øget fleksibilitet og tilpasningsevne. 

Med indførelsen af EU’s toldkodeks (UCC) og Europa-Kommissionens retningslinjer har medlemslandene etableret et fælles fundament for toldforvaltning.

I de kommende år forventes det, at udviklingen vil bevæge sig mod en centraliseret europæisk database, hvor medlemslandene kan dele oplysninger.

Denne centralisering stiller krav til virksomhederne om at implementere løsninger, der både overholder de eksisterende standarder og er fleksible nok til at tilpasse sig fremtidige reguleringer. 

Digitalisering som middel til reduktion af fejl og forbedring af compliance 
Med de rette teknologiske løsninger kan antallet af fejl i toldangivelser reduceres markant, hvilket sparer virksomheder for både penge og ressourcer.

Mange af de bøder, der udstedes for forkerte toldangivelser, skyldes utilsigtede fejl, der kunne have været undgået gennem mere avancerede systemer og mindre manuel håndtering.

Et moderne toldsystem reducerer risikoen for fejl og minimerer dermed de potentielt store omkostninger forbundet med ukorrekte angivelser. Samtidig skader fejl i tolddeklarationer også virksomhedens omdømme. 

Nye miljølovgivninger, som eksempelvis Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM), stiller yderligere krav til virksomhederne.

CBAM kræver, at producenter af kulstofintensive varer som f.eks. stål rapporterer den mængde CO2, der udledes i produktionsprocessen – data, som ofte skal indsamles via tolddeklarationer.  

Et andet eksempel er EU’s afskovningsforordning, der sigter mod at sikre, at importerede varer som træ, soja og kakao ikke bidrager til skovrydning.

Selvom implementeringen af denne forordning er udskudt med et år, vil den stille høje krav til gennemsigtighed og nøjagtighed i tolddeklarationerne. 

Automatiserede systemer kan hjælpe virksomheder med at sikre, at deres deklarationer overholder disse krav, samtidig med at de optimerer deres processer.

Digitalisering og bedre systemintegration er derfor nøglen til at håndtere både de nuværende og fremtidige udfordringer inden for toldadministration. 

Kunstig intelligens’ rolle i fremtidens toldadministration 
Den teknologiske udvikling, herunder kunstig intelligens (AI), vil i stigende grad påvirke toldadministrationens fremtid.

AI har potentiale til at forbedre toldsystemernes effektivitet og kapacitet, hvilket gør det lettere for virksomheder at håndtere komplekse processer.

Samtidig anvender toldmyndighederne også AI-teknologier til mere præcise og omfattende kontroller, hvilket øger risikoen for sanktioner ved ukorrekte angivelser. 

Væksten inden for e-handel stiller nye krav til toldadministrationen. Den stigende import fra lande som Kina medfører en øget mængde varer og dermed et skærpet fokus på overholdelse af toldreglerne.

Spørgsmål som, hvilke varer der kan eksporteres til bestemte lande, og hvilke produkter der er forbudt at importere, bliver stadig mere komplekse. Uden de rette digitale og automatiserede løsninger bliver det næsten umuligt at navigere i dette landskab. 

Avanceret teknologi og velfungerende processer er nødvendige værktøjer til at sikre effektiv toldbehandling og til at navigere i en stadig mere kompleks handelsverden.

Investering i AI og andre digitale løsninger er ikke længere blot en mulighed, men et krav for virksomheder, der ønsker at forblive konkurrencedygtige og samtidig overholde internationale handelsregler. 

-hawin