IT-løsning gav både økonomisk og mentalt overskud

Lager- og transportfirmaet ’First Transport’ gik fra manuel til elektronisk vareregistrering med en relativ simpel it-løsning. Et stort økonomisk udbytte, frigivelse af arbejdstid, mentalt overskud og frihed til at udvikle forretningen er resultatet

I foråret 2016 var lagerlogistikken ved at vokse Allan Bengtson over hovedet, og han vidste, at han var nødt til at få en mere stram styring af vareregisteringen for også i fremtiden at kunne tiltrække nye kunder og udvikle forretningen. Hidtil var vareregistreringen foregået manuelt.

En af de processer, som var tydelig udfordret, var netop den service og fleksibilitet, som er omdrejningspunktet for hele forretningen. Det 1.600 kvadratmeter store lager fungerer som fjernlager for langt de fleste af kunderne, og de kommer selv og plukker på alle tider af døgnet. Det giver den manuelle registrering svære kår.

Derfor kontaktede Allan Bengtson Nicolai Hillstrøm, fra Endsearch ApS, som er specialist i netop sådanne elektroniske lagerløsninger.

- Jeg havde svært ved at dokumentere det reelle varelager og fakturere det nøjagtige beløb, som jeg ofte mistænkte for at være for lille i forhold til den reelle ydelse, fortæller Allan Bengtson.

Standardløsning med tilpasningsmuligheder

Nicolai Hillstrøm kendte allerede til ’Delfi Icons’ fra Delfi Technologies, som er en intuitiv softwareløsning til håndterminaler, der giver fuld kontrol over ens vareflow. Delfi Icons indkøbes i moduler, fx status, varepluk, varemodtagelse, flyt vare, opret ordre, forbrug og meget mere.

I samråd med Allan Bengtson konfigurerede Nicolai Hillstrøm modulerne ’Varepluk’ og ’Varemodtagelse’. Delfi Icons blev efterfølgende linket op mod Dynamics C5, som er First Transports økonomisystem.

- Selve integrationen mellem Delfi Icons og Dynamics C5 er relativ simpel, for langt det meste ligger implicit i løsningen fra Delfi Technologies. Modulet er bygget op, så man vælger de forskellige funktioner til og fra. Man kan i applikationen eksempelvis vælge medarbejder ID og reference nummer. For at sikre at vi bevægede os i den rigtige retning, valgte vi en model med løbende udvikling (Rapid Development), fortæller Nicolai Hillstrøm, som mener, at Delfi icons har et stort potentiale for lignende virksomheder.

Håndholdt terminal

Processen skred frem efter planen og henover sommeren, så løsningen ud til at kunne opfylde Allan Bengtsons ønsker og behov. Alle varer får klistret en label på sig, og på den er der printet en unik stregkode (Serie-/batchnr).

Ind- og udlevering af varer foregår ved, at stregkoden scannes via en håndholdt terminal. Terminalen kommunikerer trådløst med Dynamics C5. Man kender derfor det nøjagtige ind- og udleveringstidspunkt for varerne, hvilket danner basis for varernes opbevaringstid og dermed faktureringsgrund og varesporing.

Den trådløse kommunikation via terminalen giver en stor frihed til den enkelte medarbejder på lageret, og data synkroniseres straks til Dynamics C5, så snart medarbejderen trykker på en enkelt knap på terminalen. Hvert enkelt varenummer er derudover blevet beriget med supplerende data som blandt andet medarbejder ID, reference-, sags- og palle nummer.

Udbytte i kroner, arbejdstid og overskud

Faktureringen, som tidligere tog to hele arbejdsdage, er nu skåret ned til 10 minutter. Det er noget, som glæder Allan Bengtson, da han får meget mere tid til driften og udbygningen af forretningen. Den nøjagtige fakturering har vist, at langt de fleste kunder har betalt for lidt for den ydelse, de har modtaget.

Den reelle fakturering ligger en del højere end hidtil, faktisk mener Allan Bengtson, at det totale udbytte svarer til knap en fjerdedel af den totale omsætning – hvilket i øvrigt gør investeringen af den nye elektroniske vareregistrering forsvindende lille.

- Udbyttet ved at have bedre styr på sit varelager og kunne bruge dokumenterede data, både i eget regi og overfor kunden, er bogstavelig talt guld værd. Der er ingen kunder, som har brokket sig over den lidt større regning, de har modtaget i denne omgang, fortæller Allan Bengtson, som er tilfreds, og som nu har både lyst og tid til at udvikle forretningen, og realisere drømmen om at udvide kundegrundlaget er ved at tage form.

- Eftersom jeg kan se, at den elektroniske vareregistrering virker, og jeg har fået frigivet arbejdstid og dermed også overskud, så arbejder jeg pt på at udvide mit lager til mere end det dobbelte. Jeg finkæmmer i øjeblikket markedet for muligheder. Jeg er helt sikker på, at den proces aldrig var startet, hvis ikke jeg havde taget skridtet fra den manuelle til den elektroniske vareregistrering.

-hawin