Kommunikation skaber skarp logistik
Intern kommunikation er en vigtig del af hverdagen hos logistikvirksomheden DTK. Ugentlige briefings og en rodfæstet dialogkultur skaber et godt arbejdsklima og gør det nemt at sætte nye projekter i gang og følge op på de eksisterende
Af Hans Windeløv
Godt nok består kerneydelsen af at sammensætte løsninger, der finder den hurtigste vej fra a til b for de varer, man håndterer og transporterer for kunderne på både lagrene og på landevejene.
Men det er netop, fordi der er styr på tingene på de indre linjer, at virksomheden er i stand til hele tiden at effektivisere processerne på lageret, optimere løsningerne til kunderne og i det hele taget forbedre den daglige drift i disponentafdelingen og i administrationen.
- Intern kommunikation skaber en form for gennemsigtighed i processer og arbejdsopgaver. Alle kender hver især deres indsatsområder og opgaver og ved, hvor de står i forhold til virksomhedens helhedsmæssige indsats.
- Kommunikationen skaber klarhed og eliminerer usikkerheden om, hvad der sker, og hvorfor vi træffer de beslutninger, vi gør, siger Susanne Provstgaard, medindehaver og administrerende direktør i DTK A/S.
Hun mener nemlig, at det er vigtigt, at alle ved, hvordan det går for virksomheden, og hvor den bevæger sig hen både økonomisk og opgavemæssigt.
- Så, overordnet set tror jeg på, at åbenhed, dialog og effektiv kommunikation, både internt og eksternt, motiverer medarbejderne og styrker virksomheden som helhed, følger Susanne Provstgaard op.
Ugentlige tavlemøder
Det er på de ugentlige tavlemøder, at ’verdenssituationen’ bliver vendt, og her nye tanker og idéer bliver serveret.
- Det er på tavlemøderne, vi informerer om både stort og småt. Det er her vi ganske kort hver især rapporterer om, hvordan aktiviteterne er og følger op på vore mål.
- Om vi skal i gang med nye kunder, hvordan det står til med vore eksisterende kunder og om der eksempelvis er behov for justeringer og ekstra dialog med kunderne.
- Det er også på tavlemøderne, vi kort orienterer om, hvordan det eksempelvis forholder sig med omsætningen på lastbiltransporterne, og om hvordan konjunkturer og tendenser arter sig på de forskellige ruter, siger Susanne Provstgaard.
Information om nye ansættelser, markedsføringskampagner og om trivslen i virksomheden hører også med til seancerne, hvis der er nyt.
Ligesom oplæg til brainstorm om hvordan man kan forbedre nogle af dagligdagens rutiner sammen med andre lyse indfald også finder vej til møderne.
Kommunikation i krisetider
Som Susanne Provstgaard forklarer, er den interne kommunikation, åbenheden og den dialogbaserede arbejdsform et helt bevidst strategisk tiltag.
- Vi har jo haft en kontinuerlig vækst, siden vi startede, og har løbende ansat flere og flere medarbejdere. Her mente jeg personligt allerede på et tidligt tidspunkt, at en vigtig del af ledelsens opgaver handlede om kommunikation og information internt i virksomheden, beretter Susanne Provstgaard.
Som sagt, så gjort. Virksomheden søsatte kommunikationsprojektet og har optimeret det hen ad vejen. Og ikke mindst under krisen viste det sig som et fantastisk ledelsesværktøj.
- Jeg er faktisk overbevist om, at kommunikationsstrategien gjorde det lettere for virksomheden at komme igennem krisen på en fornuftig måde, siger Susanne Provstgaard.
I 1991 startede Susanne og Peter Provstgaard virksomheden, der har adresse i Padborg ved den tyske grænse. Fire medarbejdere var travlt beskæftiget med lastbilstransporter til Sydeuropa.
I dag har virksomheden 70 medarbejdere, har en afdeling i Flensborg og har ud over transport med lastbiler lager og tredjeparts logistik som en vigtig del af forretningsgrundlaget.
- Vi udflagede vores lastbiler til Tyskland i 2002, hvor vi har 20 biler indregistreret. Vi har stadig to danske. I 2003 fik vi logistik på programmet. Flere af vore transportkunder outsourcede i denne periode lageret og havde dermed et behov for håndtering af varerne hos tredje part.
- Vi lagde ud med de traditionelle ydelser med håndtering af paller ud og ind af lageret. Men siden har vi udviklet en lang række kundespecifikke løsninger, hvor vi tilbyder mange forskellige serviceydelser, forklarer Susanne Provstgaard, som er medlem af transporttænketanken i Aabenraa Kommune.
Fokus på businesskunderne
DTK har 9500 kvadratmeter lager i Padborg og yderligere 3.500 kvadratmeter i Flensborg. Virksomheden opererer i business-segmentet og har kunder blandt både store, mellemstore og mindre virksomheder.
- Fælles for vore løsninger er, at vi sætter os ind i kundernes behov og i deres kultur og får en god forståelse for deres virksomhed. Det gør det muligt for os at etablere den helt rigtige løsning.
- Hvad enten det handler om at håndtere paller ud og ind, eller det drejer sig om containertømning, forædling af varer, klargøring af dem til display i detailhandelen.
- Vi står også for kvalitetskontrol af mange af de varer, som vi håndterer, forklarer Susanne Provstgaard og kommer ind på, at man bevidst har valgt webshops fra for at kunne koncentrere hele indsatsen om B2B-kunderne.
Virksomheden, der har adresse i Padborg Transportcenter, prioriterer sikkerhed højt og har en nedskrevet sikringsmanual og er certificeret til at håndtere luftfart på et af sine lagre og er også blevet AEO certificeret.
Virksomheden varetager da også hele logistikkredsløbet for flere større virksomheder.
- For nogle produktionsvirksomheder løser vi opgaver, hvor vi styrer hele vareflow’et og de mange forskellige processer. Eksempelvis sørger vi for at levere råvarer til produktionen og står for den interne transport af varer på produktionsstedet.
- Herefter transporterer vi de færdige produkter til vores lager og står for håndtering af ordrer med pluk, kommissionering og forsendelse.
- Sådan foregår det blandt andet for producenten af fiskekonserves, Larsen Danish Seafood, Harrislee og for en anden stor virksomheder, eksempelvis Linak på Als, forklarer Susanne Provstgaard.
Logistik på produktpaletten
Allerede tidligt i virksomhedens historie blev det klart for Susanne Provstgaard, at intern kommunikation var et redskab, man kunne bruge aktivt som både et ledelsesværktøj og som en drivkraft til at optimere drift og løsninger.
- I de første år af vores historie handlede det om spedition og transport. Her kræver det gode kompetencer at lave de helt rigtige løsninger, som både bringer varerne hurtigt fra a til b og samtidig er konkurrencedygtige.
- Kommunikation er en vigtig del af forretningsområdet. Da vi startede på logistikopgaverne, blev opgaverne både flere og mere komplekse. Transport og levering af varer handler jo om at få processerne til at spille optimalt sammen, gøre hele kredsløbet effektivt og sikkert og minimere fejl.
- Her sørger vi for at have analyser og data på plads, når vi udvikler og etablerer løsningerne. Vi har indført et nyt it-system, vi selv har været med til at udvikle sammen med leverandøren. Det sikrer hurtig ordrebehandling og sørger for, at vi har data til rådighed, når vi følger op på projekterne, forklarer Susanne Provstgaard.
I DTK er medarbejderne både i dialog med kunderne og i dialog internt med henblik på at optimere løsningerne.
I den forbindelse er det vigtigt, at man får kommunikeret budskaberne bredt ud. Både om det der fungerer super godt og det som kræver, at man tager en nærmere dialog enten med kunderne eller internt.
- Det gør, at vi hurtigt får klarhed over sagerne, og det gør det langt nemmere at få justeret opgaverne. Og selv om vi i de dedikerede teams selvfølgelig går nærmere i detaljer med de enkelte opgaver, er det vigtigt, at man får orienteret lidt bredere om begivenhederne.
- Det afmystificerer nogle gange tingene. Det er det, vi blandt andet bruger tavlemøderne til, forklarer Susanne Provstgaard.
Kort vej til lageret
På tavlemøderne i administrationen er der altid repræsentanter for lagermedarbejderne med. Ligeledes er administrationsmedarbejdere repræsenteret ved tavlemøderne på lageret.
- Vi mener, at det er vigtigt, at der bliver tale om en bred orientering. Samtidig betyder det, at det går meget hurtigere at foretage eventuelle ændringer, enten på lageret eller andre steder. På lageret oplever man, at man bliver taget alvorligt.
- Man har jo mulighed for at komme med input på møderne. Og lige sådan den omvendte vej rundt. Ledelsen skal være god til at anerkende input fra medarbejderne og de gode intentioner, de går til opgaverne med. Det tror jeg egentlig fungerer godt.
- Den øgede åbenhed skaber i det hele taget en forståelse for, at vi arbejder frem mod nogle fælles mål og skaber også incitamenter, der gør, at medarbejderne giver den en ekstra skalle, når det er påkrævet. Og samtidig skaber det en forståelse for, at vi er gode til både at håndtere de daglige rutiner og eventuelle problemer der opstår.
- I tilspidsede situationer kan vi hurtigt foretage ændringer i de opgaver, vi løser for kunderne, uden der bliver tale om de store revolutioner. Vi kan simpelt hen hurtigt omstille os, forklarer Susanne Provstgaard.
Mere uddannelse påkrævet
I kølvandet på lanceringen af logistikydelserne voksede virksomheden kraftigt omkring 2004-2005. Ud over at det jo rent forretningsmæssigt var rigtigt spændende, gav det også tid til eftertanke hos direktøren. Hun blev simpelt hen klar over, at en skærpelse af lederevnerne var påkrævet.
Fra 2006 til 2010 tog Susanne Provstgaard en akademiuddannelse inden for ledelse på IBC og byggede dermed flere kompetencer oven på den speditør- og regnskabsuddannelse, hun allerede havde.
- Jeg tog også et ekstra modul i HR, da en del af væksten og fremgangen gav sig til kende som om en markant øget tilgang af medarbejdere. Når man driver en stor virksomhed, handler det jo også om socialt ansvar og om at skabe en arbejdsplads, hvor trivsel og godt arbejdsmiljø bliver prioriteret højt.
- Her mener jeg selv, at vi i virksomheden er blevet bedre til at skabe et godt arbejdsmiljø. Og faktisk har det været utroligt givtigt for mig at få styrket kompetencerne. Kunsten består blandt andet i at få omsat og kanaliseret viden og kompetencer ud i virksomheden.
- Her mener jeg, at vi blandt andet på baggrund af den udvikling, som jeg har gennemgået som leder, er blevet langt mere systematiske og målrettede i tilrettelæggelsen af opgaverne. Og det er altså noget, kommunikationen bidrager til. Det gør os faktisk meget fleksible og gør kommandovejene hurtige, uddyber Susanne Provstgaard.
hawin@odsgard.dk
